A gestão de contencioso consiste na organização e controle de todas as demandas judiciais que envolvem um negócio, de maneira a evitar prejuízos financeiros e novos processos. Para isso, é preciso contar com o auxílio da tecnologia. 

As demandas judiciais repetitivas, também conhecidas como contencioso de massa, refletem boa parte dos pontos fracos de um negócio. 

Ninguém está livre de sofrer uma ação judicial ou se deparar com algum litígio. Ainda mais quando falamos de empresas, que estão todos os dias se relacionando com consumidores, fornecedores, sócios e empregados.

Não à toa, a principal característica do contencioso de massa é o alto volume de ações para acompanhamento – o que significa enorme quantidade de prazos a serem agendados, identificados e cumpridos constantemente.

Logo, uma boa gestão de contencioso se faz mais que necessária. Somente gerenciando bem as demandas é possível se preparar melhor para essas situações, evitando ter que tirar recursos de outros setores e enfraquecendo a empresa. 

Mas com tantos processos que exigem atenção, como garantir uma gestão de contencioso eficiente? Para descobrir, continue a leitura! ?

O que é contencioso?

O termo contencioso representa tudo o que possa ser objeto de contestação ou conflito de interesses. No meio jurídico trata-se de uma disputa que é levada ao Poder Judiciário para que seja decidida por um Conselheiro ou por um Juiz de forma definitiva. 

Um exemplo clássico é quando a empresa decide demitir um funcionário. Esse fato (o processo de demissão) envolve ao menos duas partes: o empregado e o empregador. 

Quando uma dessas partes toma a decisão de discutir judicialmente o fato (a demissão) e a outra o contesta, configura-se, então, o contencioso. Por isso, o processo deve ser controlado de maneira eficiente pelo departamento jurídico da empresa.

Como funciona a gestão de contencioso? 

A gestão do contencioso visa à organização das demandas judiciais que envolvem um negócio e estão em andamento, atuando também de forma preventiva. 

Assim, o papel do departamento jurídico é não somente no sentido de obter uma sentença favorável para a organização, mas para evitar que prazos sejam perdidos, não deixar de anexar documentos relevantes, assim como identificar e evitar práticas que possam provocar ou permitir falhas. 

Exemplos que envolvem a gestão de contencioso 

Imagine uma empresa que precisou fazer uma demissão em massa e, por algum motivo, o setor de contabilidade deixou de incluir nos cálculos de rescisão um valor de insalubridade a estes empregados. A empresa começa a sofrer diversas ações trabalhistas. 

É possível prever essas ações e quanto elas irão custar? Sim, por meio da gestão de contencioso.

Mas muito mais do que um amontoado de processos de indivíduos ávidos por danos morais e indenizações, essas demandas judiciais são o reflexo do modelo do negócio, de erros como este mencionado acima e de decisões tomadas nas reuniões de diretoria. 

E é aí que está a importância de uma gestão de contencioso estratégica, onde o advogado deixa um pouco de lado a postura reativa de apenas defender a empresa em ações judiciais para assumir uma postura ativa, mapeando a origem do problema e ajudando na tomada de decisões. 

Leia também: Tipos de advogados: veja a diferença de advogado contencioso e advogado consultivo 

Quais são os tipos de contencioso?

Dentro de uma empresa, as demandas mais comuns estão dentro das esferas cível, trabalhista e administrativa. 

Contencioso cível

O Contencioso civil abrange a maioria dos problemas da vida cotidiana, em que geralmente se defendem os interesses das companhias, como contestação de marcas e patentes, locação, violações de contrato, disputas entre sócios, organização societária, direito de posse, direito do consumidor, divórcios, inventário, entre outros.

Contencioso trabalhista

O contencioso trabalhista trata de questões voltadas a relações de trabalho como contratações, demissões, conflitos internos trabalhistas e terceirizações. Assim, envolve em sua maioria processos judiciais e procedimentos administrativos, muitos dos quais abrem espaço para soluções alternativas, como acordos e mediações. 

Contencioso administrativo

Já o contencioso administrativo é o sistema que busca solucionar conflitos de ordem administrativa, de recursos humanos a receitas e tributos, cuja resolução não será discutida junto ao poder judiciário. 

Algumas das questões mais comuns envolvem problemas com órgãos como vigilância sanitária, Procon, Receita Federal, Ministério do Trabalho, bombeiros, entre outras instâncias que podem gerar processos administrativos.

Como fazer a gestão de contencioso? 

A gestão de contencioso vai além da defesa nos processos judiciais, como já mencionamos. Para ajudar, separamos algumas das diretrizes que precisam ser adotadas pelos profissionais que realizam este atendimento, são elas: 

Comece pela organização dos processos 

É preciso que o advogado e o gestor do departamento jurídico tenham informações completas sobre os processos que são adotados, compreendendo a realidade atual da empresa.  

Por isso, o primeiro passo é focar na organização de todas as demandas judiciais e extrajudiciais, bem como valor envolvido, natureza das ações e riscos processuais. 

Tudo deve ser planificado para que o gestor possa analisar e mapear quais setores, produtos ou serviços da empresa geram maiores demandas judiciais.  

Estude o mercado 

É fundamental que o departamento jurídico busque entender quais são os processos mais comuns no setor em que a empresa atua e os de outras organizações do mesmo segmento. 

Colher informações como os tipos de ações que essas empresas mais ajuízam e que foram ajuizadas contra elas e os tipos de demandas que obtiveram sucesso ou não, é um passo importante para a atuação preventiva. 

Identifique as principais dificuldades e acertos 

Na etapa de mapeamento é possível identificar quais são os principais desafios e acertos para o departamento jurídico. 

Os problemas encontrados vão trazer dados necessários para a compreensão dos objetivos que devem ser traçados e das medidas que precisam ser tomadas para melhorar a gestão do contencioso. Por exemplo: 

Quais tipos de ações a empresa mais ajuíza? 

A empresa tem tido problemas com fornecedores e precisa processá-los para receber sua parte do acordo? É preciso encontrar a origem do problema, que provavelmente é um contrato com falhas ou negociação com empresas que não são idôneas. 

Quais ações tiveram sucesso? 

Avaliar os processos que já transitaram em julgado e os fatores que levaram a um veredito positivo ou tiveram seu prejuízo minimizado é necessário. 

Quais foram extintas sem resolução? 

É adequado verificar qual a causa da extinção e redobrar a atenção para não deixar que isso ocorra com frequência.

Tenha um especialista no seu departamento jurídico 

Para todos esses processos é recomendável contar com um profissional especialista na gestão do contencioso, profissional este que domine técnicas de compliance e análise jurídica –  conhecimentos essenciais para o cumprimento da legislação por parte da empresa. 

Ele atuará em conjunto com os advogados do departamento jurídico, com foco na organização processual da empresa e compreendendo os tipos de demandas mais frequentes.

Invista na integração dos setores

Para melhorar a gestão do contencioso, é preciso não só ter controle pleno sobre os prazos e exigências legais, mas saber integrar diferentes profissionais em um fluxo de trabalho bem definido.

Por isso, o gestor do contencioso deve entender o modo da execução da produção e forma de prestação de serviços dos demais setores, a fim de delinear a importância do  jurídico como parte integrante de todo o processo de desenvolvimento organizacional.

O uso da tecnologia é uma prática importante para esse fim, já que facilita a integração e o compartilhamento de informações.

Conte com um ferramenta de gestão especializada 

Muitos departamentos já contam com o uso de um software jurídico que auxilia na gestão do contencioso e outras tarefas do segmento. Afinal, lidar com um volume tão grande de responsabilidades, funções e controles seria praticamente impossível sem esse apoio. 

Como um software jurídico ajuda no contencioso?

O Themis, sistema desenvolvido especialmente para grandes bancas e departamentos jurídicos, é referência na área e oferece as melhores ferramentas para otimizar processos e garantir uma gestão inteligente. 

Essa ferramenta, que está há mais de 25 anos no mercado, contempla recursos para um gerenciamento completo, desde as gestões de audiências, financeira, judicial e de circularização, até o controle de honorários, acordos extrajudiciais, conciliação de depósitos e muito mais. 

No contencioso é usado principalmente para: 

Organizar o trabalho

O Themis centraliza todas as informações em um único lugar, o que evita a perda de dados relevantes e facilita o encontro de dados, possibilitando o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar por pessoas autorizadas. 

Controlar documentos e prazos

Tentar fazer o controle através de uma planilha de excel é arriscado e há chances de gerar problemas e atrasos. Com o Themis o acompanhamento de processos é feito de forma muito mais prática e segura.  

Pois com o prazo definido, é possível registrar as atividades no sistema e designar responsáveis para elas. A partir daí, o software passa a cobrar a execução das tarefas e enviar alertas de delegação, conclusão e atraso.

Ele também permite obter as atualizações dos processos nos tribunais de forma automática, bem como o recebimento das publicações disponibilizadas nos Diários Oficiais do país. 

Leia também: Quando abandonar planilhas e investir em um sistema de controle de processos judiciais?

Integrar os setores

O Themis atua como um canal de comunicação aberto e constante com toda a empresa, evitando falhas e mantendo os envolvidos à parte de suas solicitações.

Além de evitar falhas simples, como pagamentos indevidos e solicitações equivocadas, dessa forma cada profissional pode ter conhecimento do que o outro está realizando, podendo atuar de forma conjunta, quando necessário. 

Otimizar o tempo 

Muito mais do que um um visual moderno, este software oferece uma excelente experiência de uso centrada na rotina de trabalho dos advogados, dessa forma, otimiza tempo automatizando tarefas repetitivas e cotidianas do segmento. 

Armazenar processos anteriores

Com a coleta, organização e fácil visualização de informações sobre teses jurídicas anteriores, o Themis permite a identificação de litigantes frequentes e parametrização dos recursos de cada demanda (tempo, despesas processuais, entre outros).

Coletar, analisar e monitorar dados 

Ele faz isso gerando gráficos e relatórios que trazem informações capazes de facilitar análises de previsão e desempenho que são utilizados para auxiliar no processo de tomada de decisões. 

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Conclusão 

Como vimos, a gestão do contencioso envolve não apenas um controle eficiente dos contratos em vigor, processos ativos e cumprimento de prazos legais, mas também a reputação da empresa e tomadas de decisões assertivas e estratégicas. 

E é por isso que o uso da tecnologia é uma prática tão recomendada. Somente com esse apoio as companhias conseguem manter rotinas mais organizadas e focar em seus clientes e na estratégia do negócio. 

Portanto, os prestadores de serviços jurídicos que buscam se manter competitivos e fortes frente à concorrência precisam investir em softwares como o Themis. 

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