Quando uma empresa decide contratar um software para departamento jurídico, várias questões são levadas em consideração. Talvez o questionamento mais comum seja sobre a relação entre custo e benefício. Afinal, por que investir em uma ferramenta que, à primeira vista, só beneficia uma área?

A verdade é que contratar o sistema adequado para o seu departamento jurídico não apenas justifica o investimento, como gera um retorno financeiro significativo e ajuda a “fechar a torneira” de gastos da empresa. Como assim?! Para mostrar como isso é possível, convidamos nosso Diretor do Time Comercial, Fernando Liberato, para explicar como uma grande empresa conseguiu recuperar R$ 115 milhões com a contratação do Themis, o software para departamentos jurídicos da Aurum.

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Além dessa história de sucesso, que toca na ferida de quem sofre com o provisionamento de processos, Fernando também abordou outro caso. O segundo tem relação direta com a dificuldade que os departamentos jurídicos com grande volume de processos têm de acompanhar os depósitos judiciais.

Não divulgaremos os nomes das empresas – e você, mais do que nós, sabe bem o motivo, né? Mas compartilharemos as histórias reais para responder dúvidas frequentes e ajudar você a construir argumentos seguros para convencer outras áreas da sua empresa. Confira agora a entrevista que fizemos com diretor comercial Fernando Liberato!

Como um departamento jurídico recuperou R$ 115 milhões com o Themis

Como funciona o provisionamento de processos na rotina dos departamentos jurídicos?

Fernando Liberato: Cada empresa segue uma norma em relação ao provisionamento. Porém, de forma geral, os processos que possuem risco possível e/ou provável são passíveis de provisionamento. Assim, os departamentos jurídicos são responsáveis por informar mensalmente ao setor de contabilidade qual o valor de provisionamento total dos processos.

E como são tratados os depósitos judiciais por essa área?

Fernando Liberato: Sempre que há alguma dúvida ou discordância em relação ao valor a ser pago, o procedimento feito é o depósito em juízo. Além desse, existe o depósito recursal, que também é depositado em juízo e, de acordo com a decisão final do processo, é determinada qual das partes fará o levantamento do dinheiro.

Pensando em provisionamento, que problemas os departamentos jurídicos podem enfrentar em suas rotinas?

Fernando Liberato: Normalmente, os departamentos jurídicos têm uma dificuldade muito grande em conseguir manter os pedidos devidamente atualizados e provisionados. Em um cenário onde há um grande volume de processos, de comarcas e naturezas distintas, a missão de atualizar monetariamente esses valores é praticamente impossível. E tem o fato de a justiça ir andando, e, por vezes, os processos que estavam provisionados serem transitados em julgado. Quando isso acontece, ainda seguem ativos no controle do departamento jurídico e, consequentemente, na contabilidade da empresa.

Agora pensando em depósito judicial, quais dificuldades são comuns nos departamentos jurídicos?

Fernando Liberato: O maior problema é a falta de rastreabilidade. Os depósitos são realizados no curso do processo e, muitas vezes, acabam esquecidos. E, uma vez esquecidos, é praticamente impossível recuperar o dinheiro. Assim, empresas deixam de contar com milhões de reais – é como se esse dinheiro nem existisse. Já observamos, inclusive, a existência de empresas que trabalham só com o foco na identificação e na recuperação de depósitos, dada a importância da questão.

Sobre os dois casos, qual era o problema de cada um deles?

Fernando Liberato: Na primeira empresa, que é o caso do provisionamento, o problema era o volume de processos versus o status do processo na justiça. Quando o volume é realmente gigantesco e abrange milhares de processos, fica inviável administrar sem o uso de tecnologia. Então, a empresa acaba perdendo o controle e mantendo provisionados valores de processos que já foram finalizados. O que mais pesava, nesse caso, era o grande montante parado, que ultrapassava os R$ 100 milhões, sem saber se esse dinheiro poderia ou não ser usado.

Já na outra empresa, o caso dos depósitos, a situação foi percebida após uma auditoria. Existia um valor bastante expressivo contabilizado como “depósito judicial”, sem nenhuma rastreabilidade. Ou seja, não era possível saber se aquele valor já tinha sido levantado e nem mesmo quem o teria liberado. O problema é que o depósito era tratado como uma questão financeira e não atrelado ao departamento jurídico. O que significa que ele seguia o fluxo de pagamento, mas não havia uma gestão jurídica atrelando-o ao processo em questão. O “fechar a torneira” nesse caso era o que mais pesava.

Como o Themis para departamentos jurídicos resolveu essas questões?

Fernando Liberato: Com a implantação do Themis para departamentos jurídicos, além de controlar os processos com os valores de cada um dos pedidos, as empresas passaram a atualizar os montantes automaticamente com mais de 60 índices econômicos do Brasil. Além disso, conseguiram liberar os valores provisionados facilmente, graças à funcionalidade do Themis que consulta os sites dos tribunais e traz o status atual do processo na justiça.

Em relação aos depósitos judiciais especificamente, o Themis possui um recurso que cadastra e gerencia toda a vida útil do depósito, desde o início até o levantamento do valor. Para o caso em questão, foi importante contar com “travas” para impedir, por exemplo, que processos fossem encerrados com depósitos pendentes ou fossem pagos indevidamente.

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Quanto tempo demorou para os clientes perceberem os benefícios? E como eles mantém esses ganhos a cada processo finalizado?

Fernando Liberato: Em um ano nosso cliente conseguiu recuperar R$ 115 milhões. E graças ao bom uso do fluxo de depósitos judiciais, o outro cliente conseguiu parar de perder dinheiro e, desde então, o valor perdido só diminui.
Como esses recursos fazem parte das nossas soluções, ainda que em proporções menores, os dois clientes seguem colhendo os frutos da implantação do Themis na rotina do departamento jurídico e deixando de perder muito dinheiro todos os meses.

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